Bez zbytečného cestování nebo dlouhých front při prvním příjezdu do Olomouce půjde od 14. dubna podepsat smlouvu o ubytování na kolejích Univerzity Palackého (UP). Správa kolejí a menz (SKM) UP zavádí online podpis smlouvy, čímž se zjednoduší proces ubytování pro studenty i koleje a zároveň se ušetří tisíce stran papíru. Od stejného dne půjde žádat o ubytování na kolejích na příští rok.
„Chtěli jsme umožnit studentům podepsat ubytovací smlouvu elektronicky, aby nemuseli jezdit v období okolo prázdnin do Olomouce pouze kvůli fyzickému vlastnoručnímu podpisu smlouvy. Současně se tím pro nás a ostatně i pro studenty usnadnil průběh ubytování na začátku semestru, kdy velká část studentů nechávala podpis smlouvy na poslední chvíli a vznikaly fronty studentů čekajících na vytištění a podepsání smlouvy,“ vysvětlil ředitel SKM Libor Kolář s tím, že ve výjimečných opodstatněných případech zatím zůstává i možnost podepsat smlouvu fyzicky.
„Pro online podpis ubytovací smlouvy potřebují studenti pouze přístup k internetu a do systému ISKAM,“ dodal Kolář. Podrobný návod, jak si rezervovat pokoj a podepsat ubytovací smlouvu přes internet, zveřejnila SKM na svém webu.
Kromě toho, že lze smlouvu uzavřít odkudkoliv bez nutnosti osobně se dostavit do kanceláře referentky kolejí, přináší nový systém i další výhody. Smlouva je nově v systému po celou dobu ubytování k dispozici na několik kliknutí, lze ji jednoduše stáhnout a vytisknout. Především se ale zrychluje celý proces od rezervace ubytování, platby kauce až po podpis smlouvy.
„Samozřejmě tím vzhledem k úspoře papírů a tonerů jdeme také vstříc udržitelnosti a uvolní se i prostory pro archivaci, smlouvy budou uloženy elektronicky v systému ISKAM. Ubytovacích smluv podepisujeme zhruba 4 570 ročně,“ doplnil ředitel Kolář. Dosavadní papírové smlouvy se zakládaly v archivu SKM po dobu 5 let, u cizinců dokonce 10 let.
Možnost online podepisování ubytovací smlouvy byla minulý týden schválena akademickým senátem univerzity v rámci inovovaného Řádu vysokoškolské koleje UP. K další úpravě došlo ve splatnosti kolejného, která byla dosud do konce měsíce, nově do 15. dne v měsíci. Nový řád kolejí byl projednán a odsouhlasen také Kolejní radou UP.
PODÁVÁNÍ ŽÁDOSTÍ O UBYTOVÁNÍ
Od pátku 14. dubna mohou stávající studenti (ubytovaní i neubytovaní) podávat žádosti o ubytování na kolejích. Do neděle 23. dubna si pak mohou přednostně rezervovat stávající pokoj aktuálně ubytovaní studenti, od pondělí 24. dubna si mohou do vyčerpání místa rezervovat volné lůžko všichni ostatní studenti s kladně vyřízenou žádostí.
Žádosti se podávají elektronicky v ubytovacím systému ISKAM. Podrobněji zde. Na webu SKM si lze také předem prohlédnout umístění, vybavenost a kapacitu jednotlivých kolejí.
Na kolej J. L. Fischera (blok B) nepůjde kvůli plánované rekonstrukci vytvořit rezervaci online, ale je nutné dostavit se do kanceláře referentky koleje (Markéta Šmolcová, tel. 585 638 025, email: marketa.smolcova@upol.cz).
Nejzazší termín nástupu na koleje je neděle 17. září 2023, před tímto termínem je potřeba ubytovat se vždy v úředních hodinách. Na kolej E. Rošického a kolej Chválkovice se lze ubytovat nejdříve 11. září 2023.